ในเรื่องของความปลอดภัย สถานการณ์หรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องถูกบันทึกเอาไว้ โดยเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยทุกคนจะมีหน้าที่หนึ่งคือการเขียนรายงานเหตุการณ์ประจำวัน แล้วความสำคัญของรายงานนั้นคืออะไร? ทำไมถึงต้องเขียน? ในบทความนี้ เราจะมาพูดถึง รายงานเหตุการณ์ประจำวัน รปภ ว่ามีความสำคัญอย่างไรบ้าง แล้วจะมีวิธีการเขียนอย่างไร ให้ทั้งเพื่อนร่วมทีมรักษาความปลอดภัยและบุคคลอื่น ๆ ได้เข้าใจ? ในบทความนี้มีคำตอบ
ความสำคัญของรายงานเหตุการณ์ประจำวัน รปภ
การรายงานเหตุการณ์ประจำวัน รปภ มีความสำคัญด้านการหลายประเด็น ซึ่งสามารถอธิบายให้เข้าใจได้ง่าย ๆ ดังนี้
เพื่อบันทึกเหตุการณ์ในแต่ละวัน
การจดบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เหตุผลหนึ่งคือเป็นการบันทึกกันลืม เพราะหนึ่งวันร้อยเหตุการณ์ โดยเฉพาะเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยที่ต้องลาดตระเวนในหลายที่ รวมถึงเหตุการณ์ต่าง ๆ มากมายเช่นกัน
เพื่อใช้เก็บเป็นหลักฐานสำคัญ
เพราะการจดบันทึกเหตุการณ์จะสามารถเป็นหลักฐานทางกฎหมายได้ เพื่อความถูกต้องทางด้านกฎหมายและความเป็นจริงที่เกิดขึ้น ซึ่งเจ้าหน้าที่จะต้องรายงานเหตุตามความเป็นจริงด้วยเช่นกัน
เพื่อการสื่อสารระหว่างทีมและระหว่างกะ
การสื่อสารภายในจะมีประสิทธิภาพ นอกจากความกระตือรือร้นแล้ว รายงานบันทึกเหตุการณ์ประจำวันก็จะเป็นเครื่องมือการสื่อสารระหว่างหัวหน้าชุด รปภ และทีมระหว่างกะได้เป็นอย่างดีเครื่องมือหนึ่ง ส่งไม้ต่อให้กับกะถัดไปเข้ามาสังเกตการณ์ต่อและรายงานความคืบหน้าได้อย่างต่อเนื่อง
เพื่อวิเคราะห์เหตุการณ์ให้สามารถปรับการรักษาความปลอดภัย
การรายงานเหตุการณ์ประจำวัน รปภ จะทำให้สามารถวิเคราะห์เหตุการณ์ต่าง ๆ เพื่อระบุและแนวโน้มของการละเมิดความปลอดภัยหรือปัญหาอื่น ๆ ที่ทำให้องค์กรด้านความปลอดภัยของเรามีการพัฒนาและสามารถป้องกันเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคตได้เป็นอย่างดี และเป็นเครื่องมือในการลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยด้วยเช่นกัน
เพื่อวัดผลการปฏิบัติงาน
ความรับผิดชอบ คือคุณสมบัติ รปภ อย่างหนึ่งที่ต้องยึดถือ บันทึกเหตุการณ์ประจำวันจะเป็นตัววัดผลอย่างหนึ่งด้านคุณภาพของเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยที่ได้มาตรฐานและยุติธรรม และการวัดผลที่ว่านี้ก็จะช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถทำหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในอนาคตด้วยเช่นกัน
เพื่อรายงานให้กับเบื้องบน
รายงานให้กับหัวหน้าชุด สายตรวจ รปภ รวมถึงผู้บริหาร ลูกค้า เพื่อปรับปรุงด้านการรักษาความปลอดภัยให้มีมาตรฐานที่ดีมากยิ่งขึ้น
วิธีการเขียนรายงานเหตุการณ์ประจำวัน รปภ ที่ทำให้ทุกคนเข้าใจ
การเขียนรายงานเหตุการณ์ประจำวัน รปภ จะต้องเขียนอยู่ 2 รูปแบบ คือการเรียนรายงานประจำวันทั่วไป และการเขียนรายงานเหตุการณ์ประจำวันที่เกิดขึ้นในแต่ละวันว่ามีอะไรเกิดขึ้นระหว่างการทำหน้าที่บ้าง
การเขียนรายงานประจำวันทั่วไป
จะเขียนเกี่ยวกับการเข้าเวร จุดตำแหน่งการรับหน้าที่เวร เหตุการณ์คร่าว ๆ ในแต่ละวันว่ามีใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ และทำการกระทำดังกล่าวอย่างไร เพื่อให้สามารถเข้าใจถึงเหตุการณ์ได้อย่างง่าย เหมาะกับการรายงานประจำวัน หากเขียนผิดให้ขีดฆ่าข้อความนั้น ๆ โดยที่ยังสามารถอ่านข้อความได้ ห้ามลบเด็ดขาดเพื่อความโปร่งใส หากรายงานเกิดความเสียหาย ให้ขีดทแยงมุมแล้วเขียนว่าไม่ใช้
การเขียนรายงานเหตุการณ์ประจำวัน
เป็นการเขียนรายงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วงโดยเฉพาะ จะมีการกำกับเวลา ผู้ทำ เหตุการณ์ สถานที่อย่างชัดเจนเป็นรายงานแยก ใช้ในการรายงานเบื้องบนและเก็บเป็นหลักฐานทางกฎหมาย
การเขียนรายงานเหตุการณ์ประจำวัน รปภ ที่ดี ควรมีอะไรบ้าง?
วัน : (วัน/เดือน/ปี)
เวลา: (00:01-23:59)
กะ : (กลางวัน-กลางคืน)
ชื่อเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย : (ชื่อ)
สถานที่ : (ซอย…, ลานจอดรถชั้น…, ห้อง…)
เหตุการณ์ : (เหตุปล้น, ก่อความวุ่นวาย, พฤติกรรมต้องสงสัย, บุกรุก)
อธิบายเหตุการณ์ : (เกิดอะไรขึ้น, ใคร, ผู้เกี่ยวข้อง, ทำอะไร)
หลักฐาน : (ตรวจพบผ่านกล้อวงจรปิด, ภาพถ่าย, พยาน)
รายงานเหตุการณ์ประจำวัน รปภ เป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยที่ผ่านการอบรม ฝึกฝนจากบริษัทรักษาความปลอดภัยชั้นนำให้ความสำคัญ เพราะการสื่อสารและการพัฒนาคุณภาพของความปลอดภัย เป็นสิ่งที่เรา บริษัทรักษาความปลอดภัย พรีเมี่ยม กรุ๊ป จำกัด ยึดถือมาโดยตลอด
อ่านบทความเพิ่มเติม :
12 อุปกรณ์ รปภ สิ่งสำคัญเพื่อความปลอดภัยและความสะดวก
